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martes, 5 de noviembre de 2013

LOS PLATILLOS CHINOS y LA IMPORTANCIA DE DELEGAR

En ocasiones tanto a nivel particular como en el mundo empresarial nos vemos desbordados de actividades que nos roban todo el tiempo del día. ¿Quién no ha pensado alguna vez en que al día le faltan horas?

La vida es un juego de platillos chinos. Es mejor decidir cuál se va a caer. Porque créeme, alguno se va a caer. Es así. No todo te va a salir perfecto, porque por mucho que te esfuerces en la vida siempre hay variables que, simplemente, se escapan a tu control.

Lo ideal, si es que puedes, es trasladar esa responsabilidad o trabajo a otra persona de la que te fíes, y, por supuesto, en la que puedas delegar sin problema. Todos conocemos compañeros que se pasan por tu mesa para cargarte de trabajo que a ellos, simplemente, no les apetece terminar.

De modo que debes hacerte las siguientes preguntas:

1)      ¿En qué soy bueno? ¿Qué actividad me resulta fácil hacer?

Antes de nada aclarar que no sabrás lo bueno que eres en algún puesto hasta que lo realices por ti mismo durante un tiempo.

Si eres bueno en algo es muy recomendable que seas tú quien lo haga dado que saldrá mucho mejor que si lo hace alguien con menos habilidad para dicho trabajo. No obstante siempre puede surgir el problema de falta de tiempo, en cuyo caso habrá que formar a una persona.

No escatimes tiempos de formación, en algunas empresas e incluso sectores completos la formación de los trabajadores es el único I+D que se puede realizar.

Todos tenemos aptitudes y habilidades, sin embargo, descubrir para qué eres bueno o reconocer las cosas que haces mejor requiere de un proceso de autoanálisis, incluso puedes ayudarte de algunos test de orientación vocacional.

En ocasiones nuestros trabajadores pueden apreciar la delegación de una tarea como más trabajo. Dejemos claro que cumpliendo el horario laboral y respetando un sueldo digno lo que queremos al darle ese trabajo es demostrarle que creemos que esa persona vale para el puesto. De lo contrario se lo hubiésemos dado a otra persona. Transmitir esto es muy importante para que el trabajador sepa los motivos de la nueva responsabilidad y no lo afronte como una carga.


2)      ¿Algo en lo que seas nefasto?

De nuevo varias opciones: puedes echarle el marrón a alguien que sepa o aprovechar la oportunidad para formarte. Si eliges esta última no infravalores en echar horas en la oficina. Echar horas aprendiendo nunca va a ir en tu contra.

El aprendizaje siempre te dará puntos en la vida.


3)      ¿Es realmente importante que haga esto ahora?

Tener un modo de catalogar la importancia o el tiempo de los proyectos es tan vital como saber en qué proyectos invertir. Habrá que terminar primero aquello que urja de verdad. Aquello que bajo ninguna circunstancia se podrá hacer mañana. Y esto lleva a lo siguiente:


4)      No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Este refrán que tenemos todos tan interiorizados y al que no solemos hacer demasiado caso puede estar incluso equivocado. Lo ideal es hacer hoy aquello que mañana no podremos hacer, o aquello que urja más. Deja para mañana todas las tareas que quieras, siempre que mañana seas capaz de sacarlas adelante y no debas hacerlas imperativamente hoy.

Esto, por supuesto, es un arma de doble filo, pero de nada sirven dos jornadas de ocho horas un par de días que no eres capaz de centrarte. Quizá sea mejor una de dos y otra de doce.

Aprende a valorarte a ti mismo y a tu equipo. En ocasiones un “vamos a tomarnos un café” puede salvar una semana de trabajo.


5)      Estamos todos saturados, ¿qué hacemos?

¿Cuántas veces nos hemos visto desbordados a nivel de todo un departamento? Semanas enteras de proyecto en las que las cosas se realizan a matacaballo y, por lo general, con una calidad cuestionable; se respira estrés y los ánimos no son demasiado halagüeños.

Esto, por supuesto, repercute en la calidad y velocidad del trabajo.
Buscar soluciones fuera no está de más, y la subcontratación o externalización de tareas en muchas empresas se ve como algo no aceptado, e incluso, por parte de algunos trabajadores, como un insulto a su capacidad productiva. De ser así el enfoque ha de ser similar a “somos tan buenos que los pedidos simplemente nos sobrepasan.”.

Delegando la responsabilidad de la subcontratación a alguno de esos técnicos no sólo conseguiremos su colaboración, sino su comprensión como mando intermedio. Además de estar contribuyendo a su formación al darle más responsabilidad.


6)      A esto simplemente no llegamos. El decirle que no a un cliente

Tras considerar entrar a formar parte de un proyecto o ampliarlo nos damos cuenta de que nos es imposible llegar a plazos o que nuestra empresa no está dimensionada para el trabajo. Además no hemos encontrado una subcontrata que nos parezca de confianza o con la que el precio nos redunde beneficios.

En este caso no hay que tener miedo a rechazar un trabajo dejando claro al cliente los motivos por los cuales no se puede coger. Los clientes están compuestos de personal humano, y a todos nos gusta la sinceridad. Las excusas al rechazarlo o incluso el aceptarlo y no llegar a plazos pueden redundar en un deterioro de nuestra imagen.

Digamos simplemente que no al trabajo, matizando que nos encantará poder satisfacer sus necesidades en la siguiente ocasión, pero que en este momento la empresa se encuentra embarcada en otros proyectos a los que ya se ha comprometido. Esto denotará la seriedad suficiente como para que se nos tenga en cuenta en el siguiente proyecto.





Delegar es un reto en sí mismo, en especial para aquellos que dudan de sus capacidades. Pero como para todo, si no lo intentas no sabrás de qué eres capaz.

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